ビデオ会議システムの活用例
ビデオ会議とはインターネットを介し、パソコンやHD会議室、さらには既存のテレビ会議システムをつなぎ会議を開催するシステムです。音声会議や資料共有のみでは伝わらない情報、例えばボディーランゲージなどが伝わりやすくなり、対面コミュニケーションと同じぐらいの臨場感で会議を行えます。
ビデオ会議は以上の点だけではなく、出張費などの経費削減や、環境対策、他部署間交流を促進するツールとしても注目されています。
テレビ会議とビデオ会議の違い
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テレビ会議
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高画質で鮮明な映像
高音質
資料表示可能（全機種ではない）
認知度が高い
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初期導入コストが高額（拠点を増やすのが困難）
専用会議室の用意が必要（予約の手間）
保守費用（固定費）
専任担当が必要（トラブル対応、セッティング）
用途が限られる（同一システムでないと対話不能）
障害発生時に、即対応はほぼ不可能
資料共有が難しい
予約が不要
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ビデオ会議
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高画質で鮮明な映像
高音質
資料共有可能
テレビ会議システムとの接続が可能
初期投資が低い
保守費用が低い
場所の制約が少ない
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インターネット回線とパソコンのスペックがある程度必要
Webカメラやヘッドセットなどが必要
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環境対策としてのビデオ会議
省エネ法改正、温暖化対策法、東京都や埼玉県の排出量取引、米・欧州での自動車による温室効果ガス排出量規制など、企業への温室効果ガス排出量の規制は年々厳しくなっています。また、企業から排出される温室効果ガスは増加傾向にあるため、今後企業への温室効果ガスの削減規制はより厳しく課せられていくことが予想されます。
各社での排出量削減の取り組みとしては、照明や空調などの省電力化、リサイクル品の積極利用、ごみの減量化などの取り組みのほか、ビデオ会議の活用などによって、出張・移動を減らして温室効果ガス排出量の削減を実現しています。
ビデオ会議システムの導入理由(「移動によるコスト削減」「移動により時間削減」以外)を調査したアンケートでは以下のようなことがわかりました。環境関連の項目が3位、4位に位置づけされ、割合も4～5％と高く、半数近くがビデオ会議導入と環境問題が関連していると認識しています。
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1位
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情報の効率化
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74%
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2位
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情報伝達の正確さ・迅速化
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51%
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3位
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環境負担低減を期待して
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50%
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4位
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ペーパーレス化に貢献
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40%
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「ビデオ会議で導入効果があったユーザー」の具体的な導入効果
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自動車の利用の減少
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37%
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公共機関の利用の減少
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39%
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紙の利用の減少
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39%
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温室効果ガス削減
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36%
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自動車と公共機関の減少によるコスト削減
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41%
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左の票は項目別に、減少した割合の平均値を算出して、比較したものです。
ビデオ会議システム導入により、[自動車の利用の減少」「紙の利用の減少」など5つの項目に関して3～4割の減少があると、ビデオ会議ユーザーは認識していることがわかりました。
また、業種別に効果を調査したところ、「電気・電子産業」の導入効果は8割近くあることがわかりました。
ビデオ会議の副次的な効果
ビデオ会議システムの導入により、実際ビジネスを行なうチームにとっては「社内コミュニケーションの促進、「情報伝達が早くなった」との意見がみられ、その結果、チームの作業改善に役立っています。また、同じセクションにとらわれず、離れた場所のセクションともチーム編成が可能になり、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性がでてくるとの声もあります。ビデオ会議が時代・業界の変化にも早く対応できるツールになってきています。
ビデオ会議はコンテンツ共有(人物以外にPCや書画カメラなど)が可能なため、遠隔地との効率的なコミュニケーションが図れるだけでなく、ペーパーレス化にも貢献しており、これは間接的には温室効果ガスの削減に貢献しているといえます。
ビデオ会議の効果的な利用方法
すべての会議をビデオ会議に置き換えようとすると無理があるので、ビデオ会議が出張を完全になくすためのものと位置付けない方が良いという見方もあります。実際に人に会って話すコミュニケーションとビデオ会議を利用することは、趣旨が異なる場合があるので、注意が必要です。
直接会うことと、ビデオ会議をうまく組み合わせて利用することが重要と考えられます。
出典：株式会社シード・プラニング「ビデオ会議と環境について ホワイトペーパー [ 2010年 ]」